Word 修订与批注：接受、拒绝、比较、合并与文档检查

适用场景

合同、需求文档、论文需要多人改稿，要看清谁改了什么、为什么改；或者你要把修改痕迹保留给同事确认。修订（Track Changes）记录插入、删除、格式调整；批注（Comments）记录问题和讨论，两者不是一回事。

开启修订

• “审阅 → 修订”，或 Ctrl+Shift+E（Mac 为 Cmd+Shift+E）；
• 状态栏会显示“修订：打开”；
• 开启后，新的修改会以修订形式记录，之前已有的内容不会被自动标记。

修订是按审阅者记录的。修改“文件 → 选项 → 常规 → 用户名和缩写”可以改显示名；不要用别人的名字，避免混淆。

查看修订

“审阅 → 显示标记”可以切换：

“审阅窗格”可以按审阅者、类型筛选，适合修订很多的长文档。“无标记”只是视图，不是接受修订；发给别人前要确认修订是真的处理掉了，还是只是隐藏了。

接受与拒绝

• 选中一处修订，点“接受”或“拒绝”；
• “接受 → 接受所有修订”会一次性处理全部修订，且不能撤销（只能靠撤销或备份）；
• “接受所有修订并停止修订”会关闭修订模式；
• 拒绝所有修订会回到修改前的状态；
• 格式修订也可以单独接受/拒绝。

建议流程：

1. 先另存一份带修订的版本；
2. 逐条或按审阅者检查；
3. 接受需要的修改；
4. 用“文档检查器”清除残留的修订和批注；
5. 再生成最终版。

批注

• 选中文字 →“审阅 → 新建批注”；
• 在批注框里输入问题或建议；
• 可以回复、解决、删除；
• “审阅 → 显示批注”控制是否显示；
• 批注不会改变正文，但会随文档一起保存和发送。

批注和修订的区别：批注是“讨论”，修订是“改内容”。接受修订不会删除批注，删除批注也不会改变正文。

比较与合并

比较文档

“审阅 → 比较 → 比较文档”选择原文档和修订文档，Word 会生成一份新文档，把差异显示为修订。适合：

• 对方没有开修订，直接改了文件；
• 需要确认两版之间到底改了什么；
• 合并多个人的修改。

合并文档

“审阅 → 比较 → 合并文档”把多个审阅者的修订合并到一份文档。合并前确认每个人的文档都基于同一版原稿，否则差异会很多。

比较/合并会生成新文档，不会修改原文件；生成后仍要逐条接受或拒绝。

限制编辑与保护

“审阅 → 限制编辑”可以：

• 限制格式：禁止改样式；
• 限制编辑：只允许批注、填写窗体或修订；
• 设置例外：允许某些用户编辑某些区域；
• 启动强制保护：设置密码。

限制编辑不是加密；密码保护也可能被绕过。敏感文档应使用权限管理或 PDF 签名等更强的手段。

清除修订与个人信息

“文件 → 信息 → 检查问题 → 检查文档”打开文档检查器，可以删除：

• 批注、修订；
• 文档属性；
• 页眉页脚中的个人信息；
• 隐藏文字；
• 自定义 XML 数据。

对外发送前先检查。只把视图切到“无标记”不会删除修订；对方打开“所有标记”仍能看到。

打印与导出

• 打印时在“打印 → 设置”里选择“打印标记”才会带修订和批注；
• 导出 PDF 前确认修订已处理，否则 PDF 里可能保留批注框或修订标记；
• 需要给对方看“最终版”时，接受所有修订并删除批注，再另存 PDF；
• 需要给对方看“修改痕迹”时，保留修订并导出带标记的 PDF。

易错点

• “无标记”不是接受修订：修订仍在文档里，对方可以切回“所有标记”看到。
• 接受所有修订不可逆：接受前先备份；Word 的撤销栈关闭文件后就没了。
• 修订没有记录：修订开关没开，或文档处于受保护视图；先启用编辑和修订。
• 批注和修订混在一起：接受修订不会删除批注；对外发送前分别清理。
• 比较结果不是原文件：比较会生成新文档，原文件不变；不要在新文档上继续改原稿。
• 多人文档基线不同：合并前确认大家都基于同一版原稿，否则差异会互相覆盖。
• 个人信息残留：作者名、缩写、批注者会留在文件里；用文档检查器清理。
• PDF 里还有批注：导出时选择了“打印标记”；导出前处理修订，或在 PDF 选项里关闭标记。

相关条目

• word-styles — 用样式减少格式修订
• word-fields — 域和交叉引用的更新
• word-page-setup — 页眉页脚中的修订
• word-shortcuts — 修订与批注快捷键
• Office 快捷键 — Word 键位总表

参考链接

• Microsoft Support: Word

读完自测

合上页面，先回答，再展开对照。

1. “无标记”视图会把修订从文档里删除吗？
2. 接受所有修订前为什么要先备份？
3. 比较文档和合并文档分别适合什么场景？