邮件合并的主文档和数据源分别负责什么？

主文档写固定内容和合并域，数据源提供每条记录的字段值。

金额或日期格式不对，应该在哪里改？

右键合并域 → 切换域代码，用 \ 控制数字、\@ 控制日期，然后按 F9 更新。

标签合并后只有第一个标签有内容，通常是什么原因？

没有点“更新标签”，第一个标签的版式没有复制到整页。

Word 邮件合并：批量生成信件、标签、信封与邮件

适用场景

同一份通知要发给几百个人，只换姓名、公司、金额；或者批量打印工牌、地址标签、证书。邮件合并把“主文档”和“数据源”分开：主文档写固定内容，数据源提供每一条记录的字段，Word 按记录逐条生成。

三个组成部分

部分	作用	例子
主文档	固定文字和合并域	通知正文、标签版式
数据源	每条记录的字段	Excel 表、CSV、Outlook 联系人
合并结果	每条记录生成一份文档/邮件	100 个 PDF、100 封邮件

主文档里插入的是“合并域”，不是普通文字；合并域会随数据源逐条替换。

基本流程

“邮件 → 开始邮件合并”，选择文档类型：
- 信函；
- 电子邮件；
- 信封；
- 标签；
- 目录（同一页排多条记录）。
“选择收件人”：
- 使用现有列表：选择 Excel/CSV/Access 文件；
- 从 Outlook 联系人中选择；
- 键入新列表：在 Word 里直接建一张小表。
把光标放在要插入字段的位置，“插入合并域”选择字段。
“预览结果”逐条检查，用左右箭头切换记录。
“完成并合并”：
- 编辑单个文档：生成一份包含所有记录的新文档；
- 打印文档：直接送打印机；
- 发送电子邮件：通过 Outlook 逐条发送。

Excel 数据源

第一行必须是列标题，且每列标题唯一；
数据从第二行开始，不要有小计行、空行；
合并前关闭 Excel 文件，避免 Word 以只读方式占用；
编号、手机号、邮编等需要保留前导零的列，在 Excel 里设为文本；
日期列在 Excel 里是真正的日期，不要在 Word 里再手工拼字符串。

选择数据源时，Word 会让你选工作表或命名区域。数据量大时给区域起个名字，比选整张表更稳。

合并域格式

默认合并会把数值和日期按数据源的原样带过来。需要固定格式时，右键合并域 →“切换域代码”，在域里加开关：

{ MERGEFIELD 金额 \# "#,##0.00" }
{ MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy年M月d日" }
{ MERGEFIELD 姓名 \* MERGEFORMAT }

\# 控制数字格式；
\@ 控制日期时间格式；
\* MERGEFORMAT 保留域结果的格式；
修改域代码后按 F9 更新。

域代码的大括号要用 Ctrl+F9 插入，不能直接键盘输入。

规则与筛选

“邮件 → 规则”可以插入：

“如果…那么…否则”：按字段值显示不同文字；
“下一条记录”：在标签或目录里跳到下一条；
“设置书签”“询问”“填充”：在合并过程中输入或保存值。

“编辑收件人列表”可以：

按字段筛选，例如只发给“地区=华东”的记录；
按字段排序；
取消勾选某些记录；
查找重复项。

筛选和排序只影响本次合并，不会修改 Excel 源文件。

标签与信封

信封

邮件 → 开始邮件合并 → 信封；
设置信封尺寸、送件人/收件人地址位置；
插入收件人字段；
打印前用空白信封试打。

发送电子邮件

开始邮件合并 → 电子邮件；
选择收件人，确认有“电子邮件地址”字段；
插入合并域到正文；
完成并合并 → 发送电子邮件；
填写主题、格式（HTML/纯文本）、发送范围。

发送依赖本机 Outlook 配置；没有配置邮件账户时不能直接发。正式发送前先合并到新文档检查内容，避免把测试邮件发给全部收件人。

易错点

数据源第一行不是表头：Word 会把第一条记录当字段名；在“选择收件人”时勾选“第一行包含列标题”。
空行和小计行：会生成空白记录或重复汇总；合并前清理数据源。
日期和金额格式不对：用 \@ 和 \# 开关，或在 Excel 里先格式化成文本。
前导零丢失：Excel 把 00123 当数字；列设为文本，或在 Word 域里用 \# "00000"。
Excel 文件被占用：Word 可能以只读方式打开，或提示找不到文件；合并前关闭 Excel。
合并域显示成 { MERGEFIELD ... }：按 Alt+F9 切换域代码显示，或检查是否误用了普通大括号。
标签只改了第一个：忘记“更新标签”，整页其他标签还是旧版式。
邮件重复发送：收件人列表有重复记录；先“查找重复项”或按邮箱去重。
合并结果不能编辑：合并到新文档后是普通内容，可以编辑；直接打印则不会生成可编辑文件。

参考链接

Microsoft Support: Word

读完自测

合上页面，先回答，再展开对照。

邮件合并的主文档和数据源分别负责什么？
金额或日期格式不对，应该在哪里改？
标签合并后只有第一个标签有内容，通常是什么原因？

答案

主文档写固定内容和合并域，数据源提供每条记录的字段值。
右键合并域 → 切换域代码，用 \# 控制数字、\@ 控制日期，然后按 F9 更新。
没有点“更新标签”，第一个标签的版式没有复制到整页。