Excel 工作簿、工作表、单元格、选区与引用的最小必备知识

适用场景

刚开始用 Excel,或者每天都在用但只会“点鼠标、改字体、拉边框”时,先补齐这一页。后面所有函数、透视表和 VBA 都建立在这几个概念上:数据放在哪、选区是什么、公式里的 $ 有什么用。

核心概念

概念 含义 容易混淆的点
工作簿 一个 .xlsx / .xlsm 文件 一个文件可以有很多工作表
工作表 底部的 Sheet1、Sheet2 工作表名可以改,公式引用会跟着变
单元格 行列交叉的位置,如 A1 A1 是列字母在前、行号在后
区域 连续的一块单元格,如 A1:D100 整列写 A:A,整行写 1:1
当前区域 被空行空列包围的数据块 Ctrl+A 第一次选当前区域,第二次选整张表

引用方式

写法 名称 复制到右边 复制到下面 什么时候用
A1 相对引用 变成 B1 变成 A2 一行公式往下套
$A$1 绝对引用 仍是 $A$1 仍是 $A$1 固定查一张参数表
A$1 混合引用(锁行) 变成 B$1 仍是 A$1 横向展开、纵向固定表头
$A1 混合引用(锁列) 仍是 $A1 变成 $A2 纵向展开、横向固定第一列

编辑公式时把光标放在引用上按 F4,会在四种写法之间循环。不在编辑状态时,F4 是“重复上一步操作”。

跨表引用

同一工作簿引用另一张表:

=Sheet2!A1
='2026 年数据'!A1

工作表名包含空格、中文标点或以数字开头时,必须用单引号包起来。跨工作簿引用会带上文件名,例如 =[预算.xlsx]Sheet1!A1;源文件关闭后,公式仍会显示缓存值,但刷新时可能要求重新打开源文件。

常用操作

操作 做法
选中整列 / 整行 Ctrl+Space / Shift+Space
选中当前区域 / 整张表 Ctrl+A 按一次 / 再按一次
跳到数据边缘 Ctrl+方向键,遇到空行空列会提前停
从当前单元格选到边缘 Ctrl+Shift+方向键
插入 / 删除单元格 Ctrl+Shift++ / Ctrl+-
设置单元格格式 Ctrl+1
自动求和 Alt+=
插入当前日期 / 时间 Ctrl+; / Ctrl+Shift+;
向下填充 双击单元格右下角填充柄,或拖动
快速填充(识别规律) Ctrl+E,Excel 2013 及以上
查找 / 替换 Ctrl+F / Ctrl+H
定位到指定单元格 点名称框,输入 A1 或 A1:D100 后回车

填充与序列

单元格格式与自定义格式

Ctrl+1 打开“设置单元格格式”。常用分类:

格式 代码示例 显示效果
千分位 #,##0 1,234,567
两位小数 0.00 1234.50
百分比 0.00% 12.34%
日期 yyyy-mm-dd 2026-10-31
前导零 000000 001234
万元 0.0," 万" 1234.6 万

自定义格式只改变显示,不改变底层值。0.0," 万" 里的一个逗号表示按千缩放,所以 1234567 显示为 1234.6 万,实际值仍是原数。

易错点

相关条目

参考链接

读完自测

合上页面,先回答,再展开对照。

  1. 公式 =A$1 从 B2 复制到 C3,会变成什么?
  2. 为什么把日期列改成“常规”会显示 45000 多?
  3. 整理数据表时,为什么不建议合并单元格?
答案
  1. 变成 =B$1:列是相对的,行被 $1 锁住。
  2. Excel 在 Windows 默认把日期存成从 1900-01-01 起算的序列值,显示格式只是外衣。
  3. 合并单元格会破坏排序、筛选、透视表和公式填充,数据表应保持一行一条记录、单行表头。
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