刚开始用 Excel,或者每天都在用但只会“点鼠标、改字体、拉边框”时,先补齐这一页。后面所有函数、透视表和 VBA 都建立在这几个概念上:数据放在哪、选区是什么、公式里的 $ 有什么用。
| 概念 | 含义 | 容易混淆的点 |
|---|---|---|
| 工作簿 | 一个 .xlsx / .xlsm 文件 |
一个文件可以有很多工作表 |
| 工作表 | 底部的 Sheet1、Sheet2 | 工作表名可以改,公式引用会跟着变 |
| 单元格 | 行列交叉的位置,如 A1 |
A1 是列字母在前、行号在后 |
| 区域 | 连续的一块单元格,如 A1:D100 |
整列写 A:A,整行写 1:1 |
| 当前区域 | 被空行空列包围的数据块 | Ctrl+A 第一次选当前区域,第二次选整张表 |
| 写法 | 名称 | 复制到右边 | 复制到下面 | 什么时候用 |
|---|---|---|---|---|
A1 |
相对引用 | 变成 B1 |
变成 A2 |
一行公式往下套 |
$A$1 |
绝对引用 | 仍是 $A$1 |
仍是 $A$1 |
固定查一张参数表 |
A$1 |
混合引用(锁行) | 变成 B$1 |
仍是 A$1 |
横向展开、纵向固定表头 |
$A1 |
混合引用(锁列) | 仍是 $A1 |
变成 $A2 |
纵向展开、横向固定第一列 |
编辑公式时把光标放在引用上按 F4,会在四种写法之间循环。不在编辑状态时,F4 是“重复上一步操作”。
同一工作簿引用另一张表:
=Sheet2!A1
='2026 年数据'!A1
工作表名包含空格、中文标点或以数字开头时,必须用单引号包起来。跨工作簿引用会带上文件名,例如 =[预算.xlsx]Sheet1!A1;源文件关闭后,公式仍会显示缓存值,但刷新时可能要求重新打开源文件。
| 操作 | 做法 |
|---|---|
| 选中整列 / 整行 | Ctrl+Space / Shift+Space |
| 选中当前区域 / 整张表 | Ctrl+A 按一次 / 再按一次 |
| 跳到数据边缘 | Ctrl+方向键,遇到空行空列会提前停 |
| 从当前单元格选到边缘 | Ctrl+Shift+方向键 |
| 插入 / 删除单元格 | Ctrl+Shift++ / Ctrl+- |
| 设置单元格格式 | Ctrl+1 |
| 自动求和 | Alt+= |
| 插入当前日期 / 时间 | Ctrl+; / Ctrl+Shift+; |
| 向下填充 | 双击单元格右下角填充柄,或拖动 |
| 快速填充(识别规律) | Ctrl+E,Excel 2013 及以上 |
| 查找 / 替换 | Ctrl+F / Ctrl+H |
| 定位到指定单元格 | 点名称框,输入 A1 或 A1:D100 后回车 |
1、2 后选中两个单元格一起下拉,Excel 会按等差序列填充。Ctrl+E 快速填充适合从一列里拆出姓名、电话、地址,但它按示例猜测规律,结果要抽查,不要把它当稳定公式。Ctrl+1 打开“设置单元格格式”。常用分类:
| 格式 | 代码示例 | 显示效果 |
|---|---|---|
| 千分位 | #,##0 |
1,234,567 |
| 两位小数 | 0.00 |
1234.50 |
| 百分比 | 0.00% |
12.34% |
| 日期 | yyyy-mm-dd |
2026-10-31 |
| 前导零 | 000000 |
001234 |
| 万元 | 0.0," 万" |
1234.6 万 |
自定义格式只改变显示,不改变底层值。0.0," 万" 里的一个逗号表示按千缩放,所以 1234567 显示为 1234.6 万,实际值仍是原数。
SUM 结果为 0,排序也不对。用“数据 → 分列”直接完成,或把文本乘以 1、用 VALUE() 转换。Delete 只清内容,格式、批注、数据验证还在;右键“删除”会移动周围单元格。整理数据表时先想清楚要清哪一层。1900-01-01 是 1;把日期列改成“常规”会看到 4 万多。时间是小數部分,12:00 等于 0.5。Alt+;)。='Sheet 1'!A1,不是 =Sheet 1!A1。=SUMIFS(A:A, B:B, "x") 在几万行内通常没问题,但整列数组公式、条件格式和易失函数叠加时会明显变慢;能限定行数就限定。合上页面,先回答,再展开对照。
=A$1 从 B2 复制到 C3,会变成什么?=B$1:列是相对的,行被 $1 锁住。
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